Запросы коммерческих предложений в 1С:Бизнес-сети

Запросы коммерческих предложений у поставщиков

Документ Запрос коммерческих предложений у поставщика – учетный документ, который может сформировать потребности и отправить их одному или нескольким поставщикам через сервисы 1С:ЭДО (обмен юридически значимыми электронными документами с использованием электронной подписи) или опубликовать в сервисе 1С:Бизнес-сеть (обмен электронными документами без электронной подписи).

Покупатель оформляет потребность с помощью документа Закупки – Закупки - Запрос коммерческих предложений у поставщиков. Использование документов Запрос коммерческих предложений у поставщиков настраивается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам – Запросы коммерческих предложений у поставщиков.

Запрос может обеспечиваться одним или несколькими поставщиками, на усмотрение покупателя.

Способы создания документа Запрос коммерческих предложений у поставщиков:

• вручную (команда Создать в списке документов Закупки – Запрос коммерческих предложений у поставщиков);
• путем копирования.

Шаги работы с документом Запрос коммерческих предложений у поставщиков:

1. Подготовка запроса - описание объектов закупки, с указанием количественных и качественных характеристик, условий закупки (срок действия предложения, адрес доставки, условия оплаты и т.д).
2. Сбор предложений – публикация в сервисе 1С:Бизнес-сети, снятие с публикации, отправка через электронный документооборот поставщикам.
3. Анализ предложений – сравнение условий предложений, выбор предложений, выбор позиций к заказу и формирование заказов поставщикам.
4. Завершение работы по запросу коммерческого предложения. Закрытие запроса происходит вручную или автоматически по истечению срока действия на стороне сервиса (позволяет исключить какие-либо действия со стороны клиента).

На каждом шаге работы с запросом документу устанавливается соответствующий текущий статус:

• Подготовка запроса.
• Сбор предложений.
• Анализ предложений.
• Завершено.

В форме списка Запросы коммерческих предложений у поставщиков можно отбирать необходимые запросы, используя отборы по текущему состоянию документа.

Этапы работы с запросом коммерческого предложения изображены на схеме ниже.

Подготовка запроса коммерческого предложения у поставщика

В запросе перечисляется, какая необходима номенклатура, в каком количестве, по какой максимальной цене, а также другие условия, по которым покупатель готов приобрести товар/услугу (условия оплаты, доставки, конкретные поставщики и др.).

Способы заполнения табличной части Товары (услуги) в документе запроса коммерческих предложений (команда Добавить):

• выбор из справочника Номенклатура учетной системы;
• выбор из сервиса 1С:Номенклатура;
• ввод описания позиции вручную (указывается рубрика, название позиции и задается значение фильтров рубрики для уточнения свойств позиции) (текстовое описание вводится в произвольной форме в строке реквизита Номенклатура).

В документе запроса указываются условия закупки:

• на каких условиях клиент готов приобрести товар (условия оплаты, условия доставки);
• можно ли обеспечивать этот запрос полностью одним поставщиком или несколькими;
• ответные предложения от поставщика могут содержать часть позиций запроса или обязательно должны охватывать все позиции запроса;
• период сбора предложений и срок рассмотрения предложений.

При указании в параметрах сбора предложений варианта Публиковать в сервисе 1С:Бизнес-сеть запрос коммерческий предложений у поставщиков будет доступен всем поставщикам сервиса. При необходимости можно скрыть запросы от определенного списка поставщиков (установить флаг Скрыть запрос от поставщиков из списка и добавить их из справочника Контрагенты в список).

При выборе варианта Запросить предложения напрямую при наличии действующей настройки обмена через сервис 1С:ЭДО программа 1С:Комплексная автоматизация 2.4 предложит подписать и отправить документ через сервис.

Сбор предложений

Публикация запроса (отправка через сервисы 1С-ЭДО) и начало сбора предложений в сервисе 1С:Бизес-сети производится по команде Начать сбор предложений.

Документу запроса устанавливается состояние Сбор предложений. Такой документ может быть загружен поставщиком через электронный документооборот.

Анализ предложений

Коммерческие предложения поставщиков, поступившие по конкретному запросу коммерческого предложения от клиента, выводятся автоматически на закладке Поступившие и выбранные предложения документа запроса. Например, поставщик подготовил документ Коммерческое предложение клиенту и отправил его через электронный документооборот. Клиент загружает коммерческое предложение поставщика через электронный документооборот и результат загрузки этого коммерческого предложения по конкретному запросу отображается на закладке Поступившие и выбранные предложения.

Вручную можно указать и другие предложения поставщиков в соответствии с исходным запросом коммерческого предложения. Выбор предложений производится на закладке Выбор предложения поставщиков. Выбранные предложения также отображаются на закладке Поступившие и выбранные предложения.

Реализована возможность сравнения условий поступивших и выбранных предложений с помощью отчета Сравнение условий поставки, доступного из формы запроса. При необходимости указать позиции номенклатуры к заказу у поставщика можно из отчета по соответствующей гиперссылке К заказу.

Также выбор позиций к заказу у поставщика возможен по команде Выбрать к заказу в документе запроса.

При выборе предложений можно сравнивать различные источники предложений (в том числе и торговые предложения из сервиса 1С:Бизнес-сети), анализировать цены позиций с учетом НДС в этих источниках предложений.

Можно настраивать состав анализируемых источников в форме Сравнение и выбор предложения (по команде Изменить доступны настройки по составу источников предложений, например, из списка предложений можно убрать торговые предложения 1С:Бизнес-сети).

После того как будут рассмотрены необходимые предложения можно приступить к подготовке заказов поставщикам (команда Оформить заказы на форме документа Запрос коммерческих предложений у поставщиков).

В рабочем месте есть возможность сопоставить запрашиваемые позиции с позициями, которые предлагает поставщик.

Это рабочее место позволяет формировать заказы поставщикам (на шаге 1) и отправлять их поставщикам (на шаге 2).

Отправка заказов поставщикам происходит автоматически через сервис 1С:Бизнес-сеть.

Запросы коммерческих предложений от клиентов

Документ Запрос коммерческих предложений от клиентов – учетный документ, который создается на основании загруженного от клиента Запрос коммерческих предложений у поставщика (исходящий) через сервис 1С:Бизнес-сеть или 1С-ЭДО. Документ позволяет учесть потребности покупателя, сохранить их у поставщика и на основании этих потребностей подготовить Коммерческое предложение клиенту.

Если запрос направлялся напрямую поставщику или нескольким поставщикам, то поставщик/поставщики получают этот запрос сразу в своей информационной базе. Список запросов коммерческих предложений от клиентов открывается по ссылке Продажи – Оптовые продажи - Запросы коммерческих предложений от клиентов.

Использование документов Запрос коммерческих предложений от клиентов настраивается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Запросы коммерческих предложений от клиентов.

В списке запросов коммерческих предложений от клиентов выводится уведомление в виде надписи Есть новые документы для загрузки и из этого списка можно произвести загрузку запросов коммерческих предложений через электронный документооборот.

В форме Входящие документы 1С:Бизнес-сеть можно массово подгружать новые документы Запросы коммерческих предложений от клиентов.

В процессе загрузки запросов вызывается форма Сопоставление номенклатуры, использование которой помогает сопоставить номенклатуру поставщика с номенклатурой клиента. Если соответствие номенклатур не найдено, то можно создать свою номенклатуру по данным номенклатуры клиента (команда Создать по данным контрагента) или загрузить из сервиса 1С:Номенклатура (Загрузить из 1С:Номенклатура). По результату сравнения номенклатуры поставщика с номенклатурой клиента будет подготовлен документ Запрос коммерческого предложения от клиента.

В результате сравнения номенклатуры поставщика с номенклатурой клиента будет подготовлен документ Запрос коммерческого предложения от клиента.

При работе с запросом коммерческого предложения есть следующие возможности:

• вычеркивание запрашиваемых позиций (команда Снять с рассмотрения);
• создание коммерческого предложения клиенту на основании запроса и последующая отправка этого коммерческого предложения клиенту через электронный документооборот;
• печать запроса коммерческого предложения от клиента.

Поиск запросов на коммерческие предложения от клиентов

Запросы коммерческих предложений также можно найти в специализированном рабочем месте, которое открывается по ссылке Продажи – Найти запросы коммерческих предложений – Запросы коммерческих предложений через 1С:Бизнес-сеть.

Поиск запросов коммерческих предложений поставщик может производить, используя следующие инструменты:

• навигация по конкретным рубрикам товаров;
• полнотекстовый поиск (по названию товара, штрихкоду, артикулу, покупателю);
• доступна история поиска;
• отборы по дополнительным реквизитам;
• отборы по покупателю и др.

Из данного рабочего места можно открыть Запрос от клиента.

При работе с запросом менеджер по продажам может произвести следующие действия:

• Сохранить запрос – позволяет отложить запрос, сохранив его для последующей обработки.
• Ответить на запрос – позволяет начать подготовку коммерческого предложения. По результату выполнения команды будет сформировано коммерческое предложение клиенту по данным запроса коммерческого предложения от клиента.
• Снять с рассмотрения – отметить запрос как снятый с рассмотрения (что позволит снизить затраты времени на обработку запроса другими коллегами).

Текущее состояние по каждому запросу также отображается в рабочем месте по поиску запросов коммерческих предложений.

Коммерческое предложение клиенту

Документ Коммерческое предложение клиенту – учетный документ, позволяющий отразить предложение цен, условий оплаты/поставки, товаров/услуг/аналогов, которые готов дать поставщик.

Использование документов Коммерческое предложение клиенту настраивается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Коммерческие предложения клиентам.

Способы подготовки коммерческого предложения:

• вручную (команда Создать из списка Продажи – Оптовые продажи - Коммерческие предложения клиентам). Документ выступает в роли независимого коммерческого предложения, который предлагает поставщик.
• путем копирования;
• на основании документа Запрос коммерческого предложения от клиента. Документ выступает как ответ на запрос коммерческого предложения от клиента.

Способы заполнения табличной части Товары (услуги) в документе коммерческое предложение:

• путем выбора потребности из запроса коммерческого предложения клиенту (команда Добавить – Потребности из запроса) и/или путем выбора номенклатуры предлагаемой взамен запрашиваемой номенклатуре клиента (команда Добавить – Предложение по позиции). При подборе подставляется номенклатура поставщика по данным сопоставления с номенклатурой клиента.

При заполнении коммерческого предложения по данным запроса в документе будет отображаться, какая позиция запрошена клиентом и на какое количество запрос. Можно будет на каждую позицию указать предлагаемую позицию. При этом на одну запрашиваемую позицию можно указывать несколько предложений. Например, клиенту требуется «Вино столовое полусладкое - белое» в кол-ве 20 шт., у поставщика в наличии только 15 шт., можно предложить еще 5 шт. «Вино столовое полусладкое - красное», что позволит закрыть потребность.

Поддерживается возможность предоставления скидок и наценок на предлагаемые и запрашиваемые позиции номенклатуры.

Также в документе приводятся условия поставки, которые можно сформировать автоматически на основании типовых условий продажи.

Можно заполнить дополнительную информацию в виде картинок и форматированного текста (на закладке Дополнительная информация).

Управлять работой коммерческого предложения можно с использованием статусов:

• Черновик – по умолчанию устанавливается для созданного документа.
• Не согласовано – коммерческое предложение в процессе согласования.
• Действует – коммерческое предложение в таком статусе готово для отправки клиенту.

После того как коммерческое предложение будет сформировано (в статусе Действует), его можно отправить клиенту через сервисы 1С-ЭДО (команда ЭДО – Отправить электронный документ) или через сервис 1С:Бизнес-сеть (команда ЭДО - Отправить документ без электронной подписи) из формы документа или списка Коммерческие предложения клиентам.

Коммерческое предложение поставщика

Документ Коммерческое предложение поставщика позволяет публиковать поставщикам свои предложения в соответствии с потребностями покупателей. Документ содержит предложение цен, условий оплаты/поставки, товаров/услуг/аналогов, которые поставщик готов предоставить.

Использование документов Коммерческое предложение поставщика настраивается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам – Коммерческие предложения поставщиков.

Коммерческое предложение поставщика – учетный документ, который создается с помощью загрузки из электронного документооборота (команда ЭДО - Загрузить документ без электронной подписи в списке документов Закупки – Заказы поставщикам - Коммерческие предложения поставщиков).

Новые документы Коммерческое предложение поставщика создаются для загрузки на основании документов Коммерческое предложение клиенту. Документ может включать информацию о документе-основании Запрос коммерческих предложений у поставщиков, что поддерживает взаимосвязь каждой строки коммерческого предложения со строкой запроса коммерческого предложения.

При работе с коммерческим предложением реализовано:

• вычеркивание позиций (снятие с рассмотрения);
• сопоставление своей номенклатуры (клиента) с номенклатурой поставщика;
• добавление комментария к строкам и документу;
• добавление дополнительной информации (в виде текста, картинок);
• печать запроса коммерческого предложения у поставщика и коммерческого предложения поставщика.

Документ Коммерческое предложение поставщика включает следующую информацию:

• какую номенклатуру запрашивал клиент;
• какую номенклатуру предлагает поставщик.

Также в документе показывается разница, по какой номенклатуре цена выше или количество не соответствует количеству запрашиваемой номенклатуры.

Если коммерческое предложение поступило не на основании запроса, запрос не найден или предлагаемая взамен позиция не обеспечивает потребности клиента, то можно вычеркнуть такие позиции (команда Снять с рассмотрения).

В коммерческом предложении отражаются условия поставки.

Можно добавить дополнительную информацию в виде картинок и форматированного текста.

Если коммерческое предложение поступило на основании документа Запрос коммерческих предложений у поставщиков, то в этом случае каждая строка документа коммерческого предложения поставщика связана со строкой запроса коммерческого предложения.

Для коммерческого предложения, которое поступило не на основании запроса коммерческих предложений у поставщиков или не найден запрос, есть возможность вычеркнуть позиции (команда Снять с рассмотрения) или сопоставить номенклатуру поставщика со своей номенклатурой.