Главная Описание Мониторинг и анализ Бюджетирование Казначейство Управление отношениями с клиентами (CRM) Продажи Производство Склад Запасы Закупки Затраты и себестоимость Персонал и расчет заработной платы Бухгалтерский и налоговый учет Интеграция с 1С:Документооборот
Управление закупками в 1С:Комплексная автоматизация 2 (1С:КА)
Управление закупками предусматривает следующие возможности:
- определение поставщиков;
- определение условий закупок;
- поддержка разных схем по приемке товара от поставщика;
- различные способы формирования заказов и контроль над их исполнением;
- корректировка заказов поставщикам, закрытие заказов;
- оформление поставок;
- формирование графиков поставок товара и графиков платежей;
- корректировка поставок и возвраты поставщикам.
На данной схеме изображены основные этапы оформления закупок – начиная с регистрации условий закупок (цены поставщиков, условия оплаты и т.д.) до отражения возврата поставщику некачественных товаров.
Регистрация информации по поставщикам
Полученные от поставщика первичные документы обычно требуют регистрации с помощью номенклатуры. Иногда наименование товаров в документах поставщика не соответствует наименованиям этих же товаров в информационной базе.
В таких случаях проверяется соответствие номенклатуры поставщика и номенклатуры, зарегистрированной в информационной базе.
Для каждого поставщика есть возможность зарегистрировать действующий прайс-лист:
- прайс-лист, зарегистрированный в рамках соглашения с поставщиком;
- прайс-лист, зарегистрированный в соответствии с различными условиями.
Цены поставщика регистрируются по тем наименованиям товаров, которые соответствуют номенклатурным позициям из информационной базы.
Загрузка цен поставщика происходит из размещенного на сайте его прайс-листа с использованием внешней обработки.
Таким образом можно зарегистрировать не только цены поставщика, но и прайс-листы конкурентов.
Условия закупок
Условия закупок регистрируются с помощью прикладного инструмента «Соглашение об условиях закупок». С его помощью можно:
- обозначить поставщика;
- определить условия оплаты;
- выбрать сроки поставки товара;
- выбрать способ приемки товара;
- определить склад поставки товара от поставщика и пр.
Соглашение с поставщиком можно оформить с помощью договора с поставщиков. Он оформляется на основании данных соглашения.
С помощью соответствующих статусов можно управлять соглашением об условиях закупок.
Варианты приемки товаров от поставщика
Прием товара от поставщика можно оформлять несколькими способами:
- разовые поставки, не требующие оформления соглашения с поставщиком и контроля сроков поставки; прием товара от поставщика производится по накладной;
- оформление по нескольким документам — накладная формируется с учетом фактического приема товаров;
- поставки на регулярной основе в соответствии с ценами и условиями поставки, определяемыми соглашением с поставщиком; они могут быть уточнены в заказе поставщику.
Варианты приемки товара от поставщиков изображены на схеме:
Оформление заказов поставщикам
Чтобы отражать предварительную договоренность о сроках и условиях поставки, схеме и сроках оплаты, используются «Заказы поставщика». Этот инструмент позволяет организовывать процесс закупок, вести контроль над выполнением обязательств поставщика и собственных финансовых обязательств.
Формировать заказы поставщикам можно автоматически на основе данных потребностей в обеспечении товаром в соответствии с требованиями обеспечения (сроки поставки товаров от поставщика, среднедневное потребление и пр.).
Заказ поставщику может быть оформлен на основании ранее сформированных заказов покупателей или сделок с клиентом.
Оформление заказов в рамках соглашения происходит с автоматическим заполнением основных условий закупок (наименование валюты, виды оплаты, применение договоров и пр.).
Оплата товаров по заказам контролируется в соответствии с датой оплаты, которая указана в заказе поставщику. Также в заказе может быть указана желаемая дата для поступления товара. Основываясь на предполагаемых датах поставки товара, можно составить график его поступления.
Выполнение обязательств поставщиков контролируются с помощью соответствующих статусов и состояний документов. Все статусы проставляются вручную.
Автоматически рассчитывается состояние документа, исходя из информации в базе данных.
Оформление поставок товаров от поставщика
Процесс оформления поставок товара от поставщика может сопровождаться отражением различных операций:
- операция закупки товара у поставщика;
- операция закупки товара через подотчетное лицо;
- прием товара на комиссию;
- закупка иностранных товаров;
- ввоз товара из стан Евразийского экономического союза.
Поступление товара от поставщика отражается в документе «Поступление товаров и услуг».
Поставку товара можно оформить в рамках заказа поставщику, несколькими заказами поставщикам, соглашением или отдельной поставкой товара.
Поступление товара на склад можно зарегистрировать в одной накладной одновременно на несколько складов. С этой целью табличная часть документов закупки предусматривает возможность выбрать склады.
Оплату на поставку товара можно производить в рамках договора, определенного заказа поставщику или по выбранному документу поступления:
- есть возможность зачесть аванс, перечисленный поставщику;
- оплата может быть перенесена с одного заказа на другой.
В том случае, когда на складе применяется ордерная схема, поступивший товар приходуется на складе только после оформления приходного кассового ордера.
Регистрация расхождения при поступлении товаров
Расхождения между фактически поступившим товаром и товаром, отраженным в первичных сопроводительных документах, можно зафиксировать сразу в момент поступления товара.
После того, как расхождения зафиксированы, получившиеся недостачи можно отнести на взаиморасчеты со сторонним предприятием или на прочие расходы.
Возникшие излишки товара могут быть отнесены к прочим расходам.
Данные о фактически принятых товарах отражаются в закладке «Товары по факту».
Перечень товаров с учетом накладной поставщика фиксируется в закладке «Товары по данным поставщика».
Расхождения отражаются в закладке «Расхождения».
Корректировка и возврат товаров поставщику
Оформленные документы по поставке товаров могут нуждаться в корректировке. К примеру, если фактически товары получены после поступления документов и не в полном объеме или же поставщик прислал исправленные документы с новой ценой на товар.
Для таких случаев предусмотрен документ «Корректировка поступления». С его помощью можно оформлять ряд операций:
- исправление недочетов;
- корректировка данных по согласованию сторон.
В корректировку поступления заносятся данные о товарах в соответствии с новыми документами поставщика.
В зависимости от расхождений между новым и старым документами можно:
- принять лишние товары за счет увеличения закупки, которая требует расчета с поставщиком;
- расхождения в количестве товара можно оформить как нехватку на складе, которую требуется перепроверить во время инвентаризации;
- изменение цены можно учесть как прочий доход.
Операции возврата поступившего товара отражаются в документе «Возврат товаров поставщику».
С его помощью можно изменить состояние расчетов с поставщиком, а также зафиксировать смену прав собственности на товары.
Возврат товара от поставщиков можно оформить с учетом информации о поступлении товара и услуг.
Закупка импортных товаров
Поставку импортных товаров можно отражать различными способами:
- как поставку товаров с применением таможенного оформления;
- поставка импортного товара, требующего таможенного оформления;
- поставка товара из стран Евразийского экономического союза.
При закупке импортных товаров должен вестись автоматический учет номеров грузовой таможенной декларации и учет стран происхождения этих товаров.
Импортные товары с зарегистрированным фактом таможенного оформления и с присвоенным номером ГТД оформляются как обычная поставка.
Когда поставка импортных товаров не требует декларирования, она оформляется как обычная с регистрацией номеров ГТД и мест происхождения.
Расходы на доставку такого груза оформляются в качестве дополнительных расходов. Их можно распределить на себестоимость товара, направление деятельности и другие расходы.
Закупка импортного товара, требующего таможенного оформления, сопровождается не только регистрацией факта поставки товара, но и факта прохождения его через таможню. В таком случае с помощью соответствующих статусов можно отслеживать все этапы прохождения товара через таможню.
При поступлении, продаже, списании, перемещении или сборке импортного товара существует возможность контролировать указание номеров ГТД.
Оформление таможенной декларации может происходить по одному или нескольким документам поставки. Также по одному документу поставки можно оформить несколько таможенных деклараций.
За таможенные расходы оплату можно производить перечислением аванса или после прохождения таможни по факту. Оплатить услуги таможни можно напрямую или воспользовавшись услугами таможенного брокера.
При оформлении закупок импортных товаров из стран ЕАЭС отражаются операции:
- поставка товара из стран Европейского экономического союза;
- регистрация заявления для оплаты налогов в ФНС;
- оплата налога на р/счет ФНС;
- подтверждение оплаты от ФНС;
- оплата поставщику.
Прием продукции на комиссию
Процесс приема изделий на комиссию реализуется программой, и возможно выполнение таких операций:
- поддерживать актуальную информацию о комитентах,
- хранить, анализировать и сопоставлять условия работы с комитентами,
- регистрировать заключенные с комитентами договора,
- планировать поступление комиссионных товаров с использованием заказов комитенту,
- оформлять поступление и возврат товара и их обособленный учёт,
- оформлять продажу и списание комиссионных товаров,
- рассчитывать и формировать задолженность по комиссионному вознаграждению,
- регистрировать полученные от комитентов счет-фактуры.
Прием товаров на комиссию оформляют в рамках соглашения с видом операции Прием на комиссию, его использование позволяет задать размер комиссионных вознаграждений.
Ведение расчета с комитентом отличается от обычной закупки. Доступны такие варианты:
- договор,
- отчет по комиссии.
Регистрация хоз.операций при приемке изделий на комиссию осуществляется с тем же комплектом документов, что и для регистрации хоз.операций по купле-продаже.
Прикладное решение позволяет оформить отчет комитенту (принципалу) о продаже, как при продаже, так и при списании комиссионных товаров.
Отчет комитенту формируют на основании данных о проданных или списанных изделиях.
Списанные комиссионные товары фиксируются автоматически в момент оформления операции, которая не относится к продаже: списание, передача на внутренние нужды, использование комиссионного товара при сборке товаров.
Доставка товара от поставщиков
С использованием прикладного решения доставка товара от поставщиков оформляется двумя способами:
- Без привлечения «нашей» транспортной службы – доставку осуществляет поставщик или перевозчик. При этом задание на перевозку товара не формируют, информацию о перевозчике/поставщике указывают справочно,
- С участием «нашей» транспортной службы – товары забирают со склада поставщика или перевозчика и отвозят на "наш" склад.
Информацию о доставке товара задают в документе поставки (Поступление товаров и услуг, Заказ поставщику), это будет являться основанием на введение задания на доставку товара.
Подготовку и работу с заданием на доставку товара осуществляют в рамках рабочего места Доставка, при этом оформляется операция по доставке товара на "наш" склад.
Когда пользователь отражает операцию по доставке товара на "наш" склад, он также может:
- указывать характеристики перевозки (транспорт, водитель, время рейса),
- формировать данные по маршруту рейса. Маршрут рейса формируют на основании данных распоряжения (Заказ поставщику, Поступление товара и услуг).
Пункты маршрута можно объединить по времени, при условии, что они имеют один и тот же адрес, или разъединить по времени, когда по одному адресу оформляется доставка по нескольким распоряжениям.
Дальше