Главная Описание Мониторинг и анализ Бюджетирование Казначейство Управление отношениями с клиентами (CRM) Продажи Производство Склад Запасы Закупки Затраты и себестоимость Персонал и расчет заработной платы Бухгалтерский и налоговый учет Интеграция с 1С:Документооборот

Управление персоналом и расчет заработной платой в 1С:Комплексная автоматизация 2 (1С:КА)

В рамках управления персоналом и зарплатой можно:

вести штатное расписание,
вести графики работы и отпусков,
учитывать рабочее время работников,
формировать фонд оплаты труда,
оформлять приемы, переводы, увольнения работников,
отражать изменения условий труда,
вести воинский учет,
рассчитывать зарплату,
проводить взаиморасчеты с работниками,
формировать регламентированную кадровую отчетность.

Штатное расписание

Чтобы сформировать штатный состав и общую численность организации, ведется штатное расписание. Его использование отражает:

формирование унифицированной формы Т-З;
приём и перевод работников;
автоматическое формирование при приеме и переводе работников списка начислений и их размер;
контроль за оформлением кадровых приказов и их соответствия штатному расписанию, за размером окладов и добавок в виде диапазона значений (минимум и максимум);
анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию (плану);
описание места работы, помимо должности разрядом (категорией) этой должности;
определение для подразделения сформировано ли оно или уже расформировано, для должности – включена ли она в штатное расписание или уже исключена.

Штатное расписание создается автоматически согласно текущей расстановке работников.

Когда в подразделении предусмотрены две и более одинаковые должности и условия труда не отличаются, то их описывают одной позицией, указав при этом количество штатных единиц.

Можно указать нецелое (дробное) количество штатных единиц.

Можно вести штатное расписание, как с сохранением историй изменений, так и без сохранения. Если история изменений сохраняется, то определение того, сформированы ли подразделения и включены ли должности в штатное расписание, осуществляется автоматически согласно утвержденному штатному расписанию. Эти сведения отображаются в соответствующих карточках, но для непосредственного редактирования недоступны.

Благодаря специальным документам описываются новые позиции штатного расписания, изменения условий и закрытие существующих.

Кадровый учет

В прикладном решении предусмотрена возможность ведения учета сотрудников предприятия. Сотрудниками являются физлица, с которыми заключен трудовой договор в соответствии с ТК РФ.

Чтобы вести учет сотрудников, предусмотрены следующие возможности:

размещение данных нового сотрудника в информационную базу;
составление карточки сотрудника с указанием его ФИО, даты рождения, пола, ИНН, СНИСЛ;
заполнение дополнительной информации о сотруднике в рамках его личной карточки (семья, образование, квалификация, трудовой стаж, налог на доходы и пр); дополнительные сведения заполняются через переход по гиперссылкам.

Личная карточка сотрудника предприятия обеспечивает доступ ко всем его данным (кадровая документация, трудовая деятельность, начисления, удержания, личные данные и пр.).

По каждому сотруднику, вносимому в информационную базу, можно отражать следующие операции:

Прием на работу — фиксируется момент заключения трудового договора с сотрудником, это требуется для оформления соответствующего приказа о приеме человека на работу в унифицированной форме Т 1.
Кадровый перевод — позволяет регистрировать изменения условий труда (перевод на другую должность, в другое подразделение, изменение графика работы, условий оплаты труда, метода расчета или суммы аванса).
Данные на начало эксплуатации — позволяют регистрировать плановые начисления. Они автоматически применяются сотруднику предприятия каждый месяц или с другой периодичностью при полном расчету зарплаты.
Изменение оплаты труда — отражаются все изменения по действующим плановым начислениям сотрудника, а также прочим условиям оплаты труда, способа расчета аванса. Использование начислений позволяет вести учет рабочего времени сотрудника.

Есть возможность фиксировать различные виды начислений. Так, для учета рабочего времени сотрудника могут быть отражены следующие виды начислений:

оплата по окладу — фиксируется размер месячного оклада за полностью отработанный месяц;
оплата по окладу по часам — при расчете суммы оклада учитывается время в часах;
оплата по часовому тарифу — отражается размер часовой тарифной ставки;
оплата по дневному тарифу — указывается дневная тарифная ставка;
сдельный заработок — отражается размер часовой тарифной ставки.

Кроме того программа позволяет отражать другие начисления: надбавку за вредные условия труда, за выслугу лет, ежемесячные премии и пр.

Плановый фонд оплаты сотрудников

Существует возможность планирования ФОТ сотрудника с учетом его плановых начислений. Это необходимо для последующего анализа фонда оплаты труда сотрудника по всему предприятию или отдельному подразделению.

Прикладное решение предоставляет ряд возможностей для оптимизации работы по планированию фонда оплаты труда сотрудника:

возможность проведения различных анализов при помощи аналитических отчетов;
выплата аванса в процентах от тарифа;
использование для определения назначаемой сотруднику суммы доплаты за совмещение должностей;
использование при расчете тарифной ставки сотрудника совокупной тарифной ставки, в которую входят процентные и другие показатели.

Расчет размера фонда оплаты труда сотрудника происходит автоматический на основании известных начислений и может редактироваться вручную.

Изменения условий труда

В прикладном решении существует возможность отражать изменения условия оплаты труда сразу нескольким сотрудникам:

совмещение должностей — начисление доплаты за совмещение сотрудником нескольких должностей, расширения зон обслуживания, увеличения количества работы, исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника параллельно со своими основными обязанностями;

доплата до среднего заработка — назначение сотруднику доплаты в случае временного перевода на менее оплачиваемую должность, предусмотренного законодательством или коллективным договором;
индексация заработка — отражение повышения зарплаты сотрудников предприятия или его подразделения после индексации их тарифных окладов с начала месяца;
изменение плановых начислений — отражение изменений в условиях оплаты труда нескольких подчиненных;
изменение аванса — отражение изменения размера аванса всем сотрудникам предприятия, подразделения или отдельным сотрудникам;
перемещение в другое подразделение — служит для отражения факта массового перемещения сотрудников между подразделениями организации; приказы формируются по унифицированной форме Т 5, для каждого сотрудника формируется отдельный приказ.

Увольнение

При расторжении трудового договора с сотрудников оформляется соответствующий приказ по унифицированной форме Т 8.

Заработанная плата прекращает начисляться с даты, следующие за датой расторжения трудового договора.

Уволенный сотрудник перестанет учитываться при формировании отчетности за периоды, последующие после даты увольнения.

При расторжении трудового договора с сотрудником происходит окончательный расчет и формируется на его основании записка – расчет по унифицированной форме Т 6:

начисление положенной заработной платы за отработанный до дня увольнения период месяца;
компенсация неиспользованных дней основного отпуска, а также дополнительных отпусков;
начисление выходного пособия в установленных законодательством случаях;
формирование ведомости на выплату начисленных сумм в межрасчетный период.

После увольнения сотруднику может быть начислен заработок на период трудоустройства. Для учета факта выплат бывшим сотрудникам используются данные по увольнению.

Для анализа и оптимизации кадрового учета и планового фонда труда предусмотрены аналитические отчеты:

личные карточки Т-2;
личные данные сотрудников;
штатные сотрудники;
уволенный персонал и др.

Воинский учет

В организации автоматизировано ведение воинского учета сотрудников. Ведутся записи и хранятся сведения о воинском учете.

На их основании также автоматически заполняются сведения в соответствующий раздел личной карточки сотрудника.

Также ведется учет лиц, стоящих на воинском учете, забронированных за предприятием на период мобилизации и военное время.

Прикладное решение предусматривает ряд возможностей для ведения воинского учета, соответствующих требованиям методических рекомендаций Генштаба ВС РФ:

приказ об организации воинского учета граждан, в том числе резервирование лиц, находящихся в запасе;
план работ по осуществлению воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе;
расписка сотрудника о приеме документа воинского учета;
сведения о гражданине, который подлежит воинскому учету;
сведения об изменении семейного положения, образования, места работы, должности, места жительства;
перечень лиц, пребывающих в запасе, для возможности сверки учетных сведений о воинском учете, содержащихся в личных карточках сотрудников;
список лиц мужского пола 15– и 16– летнего возраста;
сведения о гражданах, который состоят на воинском учете, также о лицах, обязанных состоять на воинском учете, но не состоящих в нем.

Для ведения воинского учета забронированных граждан предполагаются специальные отчетные формы, которые регламентированы нормативными актами. К примеру, отчет о численности забронированных и работающих лиц.

С целью оптимизации ведения воинского учета и подготовки регламентированных форм предусмотрены аналитические отчеты:

анализ карточек воинского учета;
изменения личных данных сотрудников;
принятые и уволенные военнообязанные сотрудники и др.

С помощью этих отчетов можно поддерживать актуальные данные о военнообязанных лицах и сотрудниках призывного возраста.

Контроль за принятыми и уволенными сотрудниками, подлежащими призыву, ведется с помощью отчета «Призывник».

В организации может быть организован специальный воинский учет забронированных лиц. К примеру, на предприятии есть должности летно–подъемного состава, плавсостава и др.

Данные специалисты могут быть отражены в отчетности по бронированию. Эти отчеты формируются с учетом данных, находящихся в личных карточках сотрудников.

Данные о численности сотрудников, а также забронированных гражданах отражаются в отчете «Численность работающих и забронированных граждан».

Данные об общей численности сотрудников, количество, процент забронированных и приписанных к войскам отражаются в отчете «Донесение о количестве граждан в запасе».

Информация об обеспеченности организации трудовыми кадрами на период мобилизации и на военное время отражается в отчете «Анализ обеспеченности трудовыми ресурсами».

Учет рабочего времени

Ведение учета рабочего времени сотрудников предприятия дает возможность оформить табель по унифицированной форме Т 13 и автоматически рассчитать повременную оплату труда.

Для каждого сотрудника при приеме на работу или кадровых перестановках может быть назначен график работы. Его можно заменить индивидуальным графиком на определенный месяц.

Отклонения фактического времени от планового фиксируются в соответствующем инструменте – табеле учета рабочего времени. Зафиксированные отклонения могут использоваться с целью расчета начислений за периоды отклонений.

Учет рабочего времени штатных сотрудников ведется в графиках работы, которые могут быть как общими, так и индивидуальными. При приеме человека на работу или при кадровых перестановках указывается общий график.

Индивидуальный график назначается персонально.

Графики работы заполняются с учетом регламентированного федерального или регионального производственного календаря.

С помощью графиков работы можно вести учет вечерних и ночных часов работы.

Существует возможность заполнять графики с неполным рабочим временем или с суммированным учетом времени.

Данные по учету рабочего времени отражаются в отчете «Табель учета рабочего времени» по унифицированной форме Т 13.

Начисления

В прикладном решении можно регистрировать суммы по различным видам начислений.

Среди типовых начислений:

сдельная и повременная оплата труда;
вознаграждения и премии;
компенсации, стимулирующие выплаты, различного рода надбавки;
больничные;
оплата отпускных и пр.

Список начислений можно расширить при необходимости.

Все назначения для начислений используются в специальной документации для отражения разного рода операций:

оплата больничных;
больничные без оплаты;
отпуск по беременности и родам;
отплата отпускных;
компенсация отпуска;
прогул;
оплата командировочных;
доплата на совмещение должностей;
неявка по неустановленным причинам;
сдельная оплата труда;
премии;
надбавки и повременная оплата труда.

Начисления осуществляются в соответствии с формулой расчета:

по месячной, дневной или часовой тарифной ставке;
фиксированной суммой;
в качестве пособия по уходу за детьми до 1,5 лет;
сдельно за фактический период действия начислений;
по средней заработанной плате для отпуска по календарным дням;
доплата до размера среднего заработка и пр.

Межрасчетные начисления и выплаты

Можно вести работы с начислениями, начисленными не по кадровым документам, а по специализированным.

Сотрудникам может начисляться как ежегодная, так и разовая премия.

Также сотрудникам может быть начислена материальная помощь, например, в связи с рождением ребенка.

Предоставлена возможность фиксировать получение сотрудником единичных доходов от работодателя, которые не являются оплатой труда. Это может быть компенсация за использование личного автомобиля в рабочих целях.

Удержания

В прикладном решении можно отражать операции по удержаниям различного вида:

страховые взносы в государственный и негосударственный ПФ;
профсоюзные взносы;
удержания по исполнительному судебному документу или по соглашению об уплате алиментов.

Расчет удержаний происходит различными способами:

фиксированная сумма;
процент от зарплаты, прожиточного минимума;
доля от зарплаты, прожиточного минимума.

По отсутствующим на рабочем месте сотрудникам можно вести отдельный учет.

Факты отсутствия сотрудников на работе могут отражаться с помощью различных операций:

отпуск;
больничный лист;
командировка;
отпуск по уходу за ребенком;
отпуск без сохранения заработанной платы;
отпуск по среднему заработку;
прогул.

Отсутствие сотрудников на рабочем месте регистрируется в специальных документах прикладного решения.

Расчет зарплаты

В прикладном решении содержится универсальный инструмент для расчета заработной платы в соответствии с учетной политикой предприятия и спецификой его работы.

Расчет оплаты труда сотрудников сопряжен с другими расчетами:

оплата по договорам гражданско-правового характера;
удержания по исполнительным листам и по добровольным страховым взносам;
удержания в счет погашения займов;
удержания налога НДФЛ;
начисление страховых взносов.

Одновременно с заработанной платой может назначаться ежемесячная или квартальная премии.

Суммы зарплаты и страховых взносов, начисленные сотруднику, можно отнести на различные затраты. Все способы отражения имеют свою статью расходов и аналитику. Затраты распределяются по правилам, которые установлены для статьи расходов.

Заработанная плата для учета в составе затрат может быть отнесена в оперативный учет с помощью инструмента «Отражение заработанной платы в финансовом учете». Документ позволяет отразить операции начисления, удержания, НДФЛ, взносы.

Выплата зарплаты

С учетом различных начислений и удержаний формируется причитающаяся к выплате сумма. В прикладном решении можно приготовить зарплатные ведомости для выплаты этих денег. Для этого автоматически заполняются списки сотрудников предприятия и формируются соответствующие печатные документы.

Ведомости можно формировать и без предварительных расчетов сумм и их начисления, к примеру, для выплаты аванса.

Суммы, причитающиеся для выплаты сотрудникам, могут выплачиваться наличными деньгами ли безналичным расчетом.

Выплата заработанной платы может осуществляться несколькими способами в зависимости от места выплаты:

зачисление на зарплатную карточку;
перечисление на банковский счет;
оплата через кассу;
оплата через раздатчика, в роли которого могут быть руководители подразделений.

Оформление выплат сотрудникам предприятия сопровождается формированием печатных или электронных форм документов.

Оформление выплаты заработанной платы может сопровождаться различными операциями:

выплата аванса;
выплата в межрасчетный период;
выплата заработанной платы за месяц.

Учет депонентов ведется с помощью соответствующих инструментов: депонирование заработанной платы, выплата депонированной заработанной платы, списание депонированной заработанной платы.

Информация по учету депонентов используется для формирования отчета «Книга учета депонентов».

Взаиморасчеты с сотрудниками

Предоставляется возможность вести учет выданных сотрудникам займов. Займы могут выдаваться сразу целиком или по частям — траншам. Погашаться займы могут по частям или целиком через удержание сумм из зарплаты. Сотрудникам предоставляется возможность погашения займа в произвольный момент времени.

Ведение учета по выданным сотрудникам займам подразумевает:

регистрацию условий предоставления займа организацией;

фиксирование факта единовременной выдачи займа;
фиксирование факта выдачи займа отдельными траншами;
отражение изменений в условиях договора;
фиксирование факта возврата займа сотрудником.

Сумма начисленных платежей за пользование наемными средствами, а также суммы в счет погашения процентов и основного долга, материальная выгода и соответствующий ей НДФЛ рассчитываются в автоматическом режиме.

При расчете процентов за пользование заемными средствами учитывается фактический ежедневный остаток непогашенного долга с учетом возвращенных сумм.

Расчет налогов и взносов

Можно вести учет доходов и начислений обязательных страховых взносов, а также подготавливать соответствующие отчетности.

Для отчетности по страховым взносам необходимо регистрировать отчисление взносов во внебюджетные фонды раздельно по типам платежей.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) рассчитывается с помощью различных инструментов.

Для расчета НДФЛ и формирования налоговой отчетности применяется классификатор видов доходов (НДФЛ). Обеспечивается возможность учитывать социальные вычеты, кроме имущественных и стандартных вычетов по НДФЛ. Вычеты социальные регистрируются автоматически в суммах выполненных удержаний страховых взносов в государственный или негосударственный пенсионный фонд.

Также может быть произведен перерасчет НДФЛ, который удерживался с сотрудника в предыдущих периодах, и излишне удержанный НДФЛ может быть возвращен на основании заявления от сотрудника.

Для исчисления НДФЛ учет доходов может быть откорректирован. Можно отражать получение доходов, не связанных с заработанной платой.

Прикладное решение предоставляет возможность формировать отчетности по НДФЛ, в том числе для предъявления в налоговую инспекцию.

Существует возможность формирования сведений персонифицированного учета Пенсионного фонда:

анкетные данные сотрудника;
информация о стаже, в т.ч особые виды стажа, которые дают право на досрочное начисление пенсии;
информация о страховых взносах, в т.ч. добровольные страховые взносы.

Данные могут быть сформированы в печатной или электронной форме.

Для предоставления отчетности в территориальный орган пенсионного фонда РФ можно использовать сервис «1С-Отчетность».

Отчетные документы формируются на рабочем месте «Квартальная отчетность в ПФР». Инструмент позволяет отразить всю последовательность действий, связанных с отправкой отчетности, начиная с автоматического формирования документации и заканчивая проверкой данных и отправкой в территориальный орган ПФР с применением «1С-Отчетность».

Предыдущий Дальше